איך כותבים מייל באנגלית?

במוקדם או במאוחר, סביר להניח שתצטרכו לכתוב מייל באנגלית. אולי תידרשו לענות ללקוח שרוצה לברר פרטים על שמלת הוינטאג' שהעמדתם למכירה ב-eBay, אולי תרצו לשלוח תלונה באלי אקספרס לגברת הסינית שמכרה לכם נוקיה שלא נטען, ואולי בכלל מקום העבודה שלכם יצפה מכם לתקשר בשוטף עם אנשי קשר מעבר לים. אין מה לעשות – ידע באנגלית נדרש היום בכל מקום. גם אם בבית הספר התייחסתם אל לימוד אנגלית כמו לעוד דרישה מופרכת של המערכת ('מה יש, כבר אין כתוביות בסרטים?'), החיים האמיתיים מלמדים מהר מאד שכל אחד צריך לדעת אנגלית מדוברת, לא רק למי שחולם על קורס צוערים של משרד החוץ.

נתקפים בהלה רק מהמחשבה על הצורך להקליד מייל באנגלית? בלי פאניקה. אולי באמת כדאי לכם לברר על קורס אנגלית מדוברת, אבל עד שזה יקרה – אנחנו כאן כדי לעזור. הנה כמה כללים שיעזרו למייל שתכתבו באנגלית לא להיות הפשלה של השנה.

 צורת הפנייה

אל תהיו סחבקים יותר מידי. בפעם הראשונה שאתם כותבים למישהו פנו אליו בתור Mr. אם הוא גבר ו-Ms. אם היא אישה. כן, גם אם אתם יודעים שהמדובר באישה נשואה, כל עוד שאתם לא יודעים בבירור שהיא מעדיפה פניה בתור Mrs., היצמדו ל-Ms.. מתי חורגים מהכלל של 'אדון יקר, גברת יקרה'? כאשר לנמען יש תואר רשמי ((title ברור וידוע. האם הוא פרופסור? קולונל? מזכיר המדינה של ארצות הברית? במקרה זה תשתמשו בתואר שלו, כמו בדוגמאות להלן.

Dear Prof. Heller

Dear Colonel Brown

Dear Secretary Pompeo

אם הנמען כתב אליכם ראשון ופנה אליכם בשמכם הפרטי, עם זאת, אתם יכולים להרגיש בנוח לענות לו באותו האופן – אלא אם כן, כמובן, מדובר באישיות בכירה הרבה יותר ממכם…

אותיות קטנות וגדולות

כדי שהמייל שלכם לא ייראה כמו פוסט מתלהב בדף מעריצים של ג'סטין ביבר, הקפידו לא לוותר על ה-capital letters, אבל גם לא להשתמש בהם יותר מידי. אל תכתבו i במקום I, שימו אות גדולה בתחילת כל משפט ובשאר המקומות הנדרשים (שמות ימים וחודשים, שמות של יצירות וספרים, שמות בני אדם, ארגונים וחברות, וכדומה), אבל אל תתקעו על ה-Caps Lock. מייל שכתוב כולו באותיות גדולות – או אפילו מייל שרק שורת הנושא שלו כתובה כך – מעורר רושם של כותב היסטרי וילדותי.

פתיחה מנומסת

גם אם רוב המיילים שתכתבו באנגלית יישלחו בכלל לסינים (ואיזה מזל שגם בסין לימוד אנגלית הוא חובה, נכון?), כדאי להתרגל לפתוח מייל באנגלית בכמה מילות נימוס. רוב התרבויות בעולם מעריכות פנייה אליהם שלא פותחת עם: 'מתי תעבירו ת'כסף'. לפני שתעברו לעניין שלשמו התכנסתם, הקדישו כמה מילים קצרות לפתיחה מנומסת. הכל, כמובן, לפי מידת היכרותכם עם הנמען. למישהו שאתם לא יודעים עליו כלום מתאים לכתוב I hope you are well. אם יצא לכם לעבוד כבר בעבר, או אם היו לכם אינטראקציות קודמות, תנו טאץ' אישי קצת יותר:

I hope you've enjoyed your vacation. (אני מקווה שנהנית בחופשה)

It was a pleasure talking to you. (היה נעים לשוחח איתך)

Thank you for sending the files we have requested. (תודה ששלחת את הקבצים שביקשנו)

שפה פשוטה וברורה

רצוי מאד שהאנגלית במייל שלכם תהיה ללא טעויות. הדרך הטובה ביותר להבטיח זאת היא שימוש בשפה עניינית ויומיומית, מהסוג שנלמד בכל קורס אנגלית מדוברת. אל תנסו לעשות רושם שאתם אינטליגנטים ותשתמשו במילים גבוהות ששמעתם פעם אחת ומעולם לא ראיתם אותן בכתב. נכון, יש בודק איות – אבל בהחלט אי אפשר לסמוך עליו שהתיקון שלו יהיה אכן המילה אליה התכוונתם. היצמדו גם לתחביר ודקדוק בסיסיים: גם אם אתם בעיצומו של לימוד אנגלית אינטנסיבי, אל תתרגלו בפעם הראשונה צורות דקדוקיות ותחביריות חדשות דווקא במייל למטה החברה בארה"ב.

סיום וחתימה

יש! רואים את הסוף! לפני שאתם לוחצים על 'שלח' הקדישו עוד דקה כדי לסיים יפה. אם הנמען אמור להגיב או לתת אישור, סיימו במשפט כמו:

Looking forward for your response (מצפה לתגובתך)

Please confirm and thanks in advance (נא אישורך ותודה מראש)

גם במקרים אחרים, סיימו עם ביטוי אדיב מסוג best regards, או – אם רלוונטי – thanks again. בשלב זה כל מה שנותר הוא לחתום על המייל. אם אתם מכירים כבר את הנמען והוא עצמו חותם בשמו הפרטי בלבד, תוכלו גם אתם לחתום כך. בכל מקרה אחר, הקפידו על חתימה מלאה ורשמית, הכוללת את השם, התפקיד שלכם (אם רלוונטי), וכל פרטי ההתקשרות.